任何一个会议或活动，在开始之前都会有一个整体的设计，根据活动场地绘制会场布置平面图是必须要做的事情，通过会场布置平面图，把会场大小、尺寸、展具等各种所需物料标明的一目了然，通过图纸进行前期沟通和后期场地布置，都起到事半功倍的效果。
在制作会场平面图之前，首先要对场地有一个全面的了解，要进行现场勘察，测量场地的尺寸，手绘场地草图，在量场地的过程中，要特别注意以下几点：
1、场地的形状：大多数场地是矩形的，有时候会碰到异性场地，在测量时一定要注意。
2、场地的高度：高度不仅仅是从地面到天花板的高度，还要测量地面到灯具底端的距离，因为在搭建过程中展具的高度是不能超过灯具底端的，否则会受到影响，或完全搭不起来。
3、会场周围：会场四周一定要多观察，会场有几个门，那些是入口，那些是出口，有门的地方是不能被堵上的，要留出通道。还有就是墙壁上是否有监控设备或者消防设施，这些也是不能被遮挡的。
4、配电设施：会场布置免不了要接电，灯光音响、LED、高流明投影机等耗电量大的设备都需要接动力电，所以必须标明电箱的位置，给设备安装提供走线和线材长短的依据。
通过以上过程，基本上可以手绘一张会场草图了，别忘了标明每个区域的尺寸。把绘制好的草图交给平面设计人员，通过平面设计工具（CAD、AI、CD、PS等工具）制作成电子版会场布置平面图，在会场平面图的基础上标出背景舞台的大小尺寸、灯光音响摆放位置、观众席座椅布局等，后输出输出成jpg或pdf格式，将文件发给相关人员进行讨论和审阅，经过多次修改和调整，就成了我们终的会场布置图。有了布置图，后期的场地布置和施工就能按部就班的进行了。